ANKARA - BHA

Türkiye’de ticari ve kurumsal kayıtların dijitalleşmesi sürerken, dönüşümün bir sonraki aşamasında kurumların yalnızca belgelerinin değil, karar alma süreçlerinin de elektronik ortamda güvenli ve izlenebilir biçimde yürütülmesi gündemde.

Son dönemde sivil toplum kuruluşlarının mali yapıları ve bağışların kullanımına ilişkin kamuoyuna yansıyan tartışmalar da şeffaflığın kapsamını yeniden gündeme taşıdı. Ahbap Derneği hakkında yürütülen soruşturma kapsamında mali kayıtlar, banka hareketleri ve diğer belgeler incelenirken, tartışmanın bir başka boyutunu söz konusu işlemlere ilişkin kararların nasıl alındığı ve kayıt altına alındığı oluşturdu. Soruşturmaya ilişkin hukuki süreç devam ederken, değerlendirmeyi yargı makamları yapacak.

Bu noktada temel soru yalnızca “Para nereye harcandı?” değil, “Bu harcamaya ilişkin karar nasıl alındı?” şeklinde genişliyor. Bir kararın hangi kurul tarafından, hangi gündemle, kimlerin katılımıyla, hangi yetkiye dayanılarak ve nasıl bir oylama sonucunda alındığının geriye dönük doğrulanabilmesi, kurumsal şeffaflığın önemli başlıklarından biri haline geliyor.

E-Kurul kararın bütün sürecini kayıt altına alıyor

Bu alanda geliştirilen çözümlerden biri, KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş.’nin E-Kurul sistemi.

E-Kurul; yönetim kurulu ve genel kurul gibi kurumsal karar süreçlerini elektronik ortama taşıyor. Toplantının oluşturulması, gündemin hazırlanması, katılımcıların kimlik ve yetki kontrolü, oylama, kararın oluşturulması, elektronik imzalanması, kayıt altına alınması ve arşivlenmesi aynı yapı içerisinde gerçekleştirilebiliyor.

Böylece sistem yalnızca uzaktan toplantı yapılmasını sağlayan bir platform olmanın ötesine geçiyor. Hedef, kararın ortaya çıktığı andan imzalanıp kurumsal hafızaya dahil edilmesine kadar geçen sürecin elektronik kayıt zinciri içerisinde izlenebilmesi.

KAM Bilgi Yönetim Kurulu Başkanı Gürkan Kalkan da elektronik karar sistemlerinin yalnızca toplantıların dijital ortamda yapılması olarak görülmemesi gerektiğine işaret ediyor. Kalkan’a göre temel yaklaşım; kararın oluşturulmasından imzalanmasına, saklanmasından gerektiğinde doğrulanmasına kadar bütün sürecin güvenilir elektronik kayıt zinciri içinde yürütülmesi.

KAM Bilgi, iki bakanlık nezdinde yetkili ve akredite yapıda

Sistemin öne çıkan unsurlarından biri de kamu otoriteleri nezdindeki yetkilendirme ve akreditasyon yapısı.

KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş., Ticaret Bakanlığı tarafından Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) Hizmeti Sağlayıcısı ve Elektronik Toplantı Sistemi Hizmeti Sağlayıcısı olarak yetkilendirilen kuruluşlar arasında bulunuyor.

Şirket aynı zamanda İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından e-Genel Kurul ve Yönetim Kurulu toplantıları alanında akredite edilen firmalar arasında yer alıyor. KAM Bilgi tarafından geliştirilen E-Kurul sistemi de Bakanlığın akredite firma listesinde bulunuyor.

Bu yapı, elektronik kurulların yalnızca bir görüntülü görüşme uygulaması üzerinden gerçekleştirilmesi yerine; kimlik doğrulama, yetki kontrolü, elektronik imza, kayıt, arşivleme ve karar bütünlüğünü kapsayan daha geniş bir sistem içerisinde yürütülmesini amaçlıyor.

MERSİS–E-Kurul–ETDS modeli ne getiriyor?

Şirketler açısından modelin önemli ayaklarından birini mevcut kamu dijital altyapılarının birbirine bağlanması oluşturuyor.

Ticaret Bakanlığının Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibraz edilmesi amacıyla 1 Temmuz 2025 itibarıyla devreye alındı. Mevcut düzenlemede yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulması ise genel olarak isteğe bağlı durumda.

MERSİS altyapısında da anonim şirketlerin sirküler tipi yönetim kurulu kararlarını elektronik imzayla oluşturabilmesine imkân sağlayan Yönetim Kurulu Kararı Modülü bulunuyor.

KAM Bilgi tarafından gündeme getirilen yaklaşım ise bu yapıları birbirinden bağımsız sistemler olarak değerlendirmek yerine MERSİS–E-Kurul–ETDS ekseninde bir araya getirmek.

Önerilen modelde şirket ve yetkililerine ilişkin bilgilerin MERSİS üzerinden doğrulanması, karar sürecinin E-Kurul üzerinden yürütülmesi, kararın güvenli elektronik imzayla tamamlanması ve ilgili kayıtların ETDS ile ilişkilendirilmesi öngörülüyor. Böylece kararın yalnızca sonucu değil, oluşumundan kayıt altına alınmasına kadar geçen sürecin izlenebilir hale getirilmesi hedefleniyor.

Elektronik imza kararın güvenlik katmanını oluşturuyor

Dijital karar sürecinin temel bileşenlerinden birini güvenli elektronik imza oluşturuyor.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında güvenli elektronik imza; imza sahibinin kimliğiyle ilişkilendirilen, nitelikli elektronik sertifikaya dayanan ve imzalanan veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının belirlenmesine imkân sağlayan bir yapı sunuyor. Kanunda belirtilen istisnalar dışında güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğuruyor...